TQU Managementsystem

Von der Geschichte eines zertifizierten (Qualitäts-)Managementsystems, dem zu neuer Dynamik verholfen wurde

Was macht ein Unternehmen, wenn es ein bestehendes Managementsystem hat, das zwar detailliert Abläufe beschreibt und alle relevanten Regelungen enthält, die Qualität im Unternehmen systematisch managed, die Inhalte aber insofern für die Mitarbeiter irrelevant sind, als dass diese bekannt sind und keinen erkennbaren Nutzen mehr bringen? Genau, man sucht nach neuen Lösungen, wie Menschen aktiv in das System mit einbezogen werden können und es nutzen, das System somit wieder einen Mehrwert, Attraktivität und eine Verbesserung der Qualität der Arbeit bedeutet.

Gesucht, gefunden. Aus einem auf Papier bestehenden QM-Handbuch wurde ein Managementsystem über Wiki. Wiki (hawaiianisches Wort für schnell), ein Tool aus der Welt des Web 2.0, entwickelt für das Wissensmanagement, Social Software mit prominenten Vertretern wie Wikipedia, der größten online-Enzyklopädie www-weit.

Die Stärken des Wikis und somit auch für das TQU-Managementsystem: Einfaches Einstellen und Bearbeiten von Daten, Informationen und Wissen. Explizites Wissen (beschriebene Prozesse, Vorgabedokumente, themenbezogene Unterlagen) vereint mit dem implizitem TQU-Wissen, dem Schatz in den Köpfen der Mitarbeiter: Erfahrungen aus Projekten und zu Kunden, Lessons Learned aus vergangenen Projekten zur kontinuierlichen Verbesserung, hinsichtlich der Durchführung unserer Arbeit, Best Practices, Wissen zu Themen aus dem Dienstleistungsspektrum des TQU. Wikis sind leicht in der Handhabung und Nutzung. Jeder der möchte (es sei denn, es ist anders geregelt) darf ändern, soll sich einbringen können in jeglicher Hinsicht. So entstand im TQU innerhalb kurzer Zeit ein in den Arbeitsalltag integriertes und zentrales System, das sich ständig weiterentwickelt und um die Dinge angereichert wird, die für die erfolgreiche Arbeit und den Projekterfolg beim Kunden benötigt wird. Aktualität ist durch das Prinzip vieler Augen gewährleistet.

Angefangen mit MediaWiki, der auch Wikipedia zugrunde liegenden Software, folgte der Umstieg auf Confluence. Warum dieser „Umzug“? Confluence, ein Enterprise-Wiki, speziell für Unternehmen entwickelt, bietet durch die Ausrichtung auf diese Zielgruppe mehr Funktionalitäten und eine noch „angenehmere“ Handhabung. Außerdem können Dinge wie Benutzerrechte, Bereichsverwaltungen, Informations-, Änderungs- und Kommunikationsdienste umfangreicher bzw. einfacher eingerichtet werden. Anstatt der Wiki-Syntax, mit der MediaWiki arbeitet findet sich der User wie im gewohnten Word zurecht.

Wiki bzw. ein Managementsystem über Wiki ist in ständiger Entwicklung und Bewegung – es lebt. Um dennoch keinen „Wildwuchs“ oder ein Ausufern von Daten, Informationen und Wissen zu erzeugen, ist es nach unseren Erfahrungen notwendig, eine Struktur und Regeln der Nutzung zu haben, auch das System bspw. über Wiki-Audits in geregelten Abständen auf die Unterstützung der Unternehmensziele zu überprüfen.

Es ist uns im TQU und bei Kunden über solche Projekte gelungen, die Web 2.0-Philosophie der Partizipation der Menschen in Gestaltung solcher Systeme, der Schaffung eines gelebten und lebendigen, dynamischen Systems zu erreichen. Wiki-Systeme unterstützen eine Kultur der Offenheit im Umgang und im Austausch von Wissen, übertragen Verantwortung auf den einzelnen User, schaffen Transparenz und eine hohe Identifikation mit solchen Systemen durch die Möglichkeit der Partizipation. Wissen, Abläufe, Regelungen, Informationen können darüber gemanaged werden. Eine noch nie dagewesene Entwicklungsgeschwindigkeit kann über solche Systeme realisiert werden.